Medewerker studenten­administratie campus Brugge

Opdracht

Howest, De Hogeschool West-Vlaanderen is een creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool met meer dan 10000 studenten en 850 medewerkers met campussen in Brugge, Kortrijk en Oudenaarde. Het opleidingsportfolio bevat naast de bacheloropleidingen ook de graduaatsopleidingen en de vernieuwde lerarenopleidingen.

Je maakt deel uit van de dienst studentenadministratie en samen met jouw collega’s verzorg je alle administratieve taken op vlak van student gebonden administratie met het oog op een efficiënte service naar onze studenten en de opleidingen. Je wordt hierbij aangestuurd door het diensthoofd van de studentenadministratie. Jouw werkplaats is op de Howest campus Brugge.

De voornaamste taken zijn:

• Beheren van administratieve gegevens van de studenten met behulp van specifieke studentenadministratie software.
• Uitvoeren van administratieve taken m.b.t. inschrijvingen en financiële transacties.
• Controle toelatingsvoorwaarden.
• Verwerken van opleidingsprogramma’s en studiecontracten.
• Realiseren van het examensecretariaat en administratieve ondersteuning van de examencommissie.
• Verlenen van informatie en communicatie aan de studenten, ouders, docenten en hogeschooldiensten.
• Support verlenen als eerstelijnscontact naar studenten, ouders en docenten.
• Ondersteunen van campus gebonden activiteiten.

Profiel

Vereist diploma en kennis:

• Bachelor diploma bij voorkeur organisatie en management, bedrijfsmanagement, communicatie, Multimedia en creatieve technologie
• Kennis van Word – Excel – Outlook
• Kennis van de studentenadministratie software Bamaflex is een pluspunt.
• Je bezit goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC toegevoegd te worden.

Howest competentieprofiel:

• Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
• Je bent openminded.
• Je bent een teamplayer.
• Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
• Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
• Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
• Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
• Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

• Je bent nauwkeurig in afwerking.
• Je bent kritisch ingesteld.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je streeft naar perfectie.
• Je bent communicatief en sociaal vaardig.
• Je bent assertief.
• Je bent flexibel en bereid tot het werken 1 x per week tot 18u45 en op infodagen en inschrijvingsdagen op zaterdag(voormiddag)

Ervaring

Ervaring in een gelijkaardige functie is een meerwaarde. Pas afgestudeerden zijn ook welkom.

Aanstellingskenmerken

Je wordt contractueel ad interim aangeworven bepaalde duur van 16/08/2024 tot en met 31/12/2024.

De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Aanbod

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

• Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 50% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
• Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
• Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
• Mogelijkheid tot telewerken.
• Loopbaanbegeleiding en coaching.
• woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
• Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
• Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
• Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
• Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.
• Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@Work en met de lerarenkaart.

Meer info

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Els.Gobbin [at] Howest.be (Els Gobbin) – diensthoofd studentenadministratie

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
luc.verhalle [at] howest.be (Luc Verhalle) – directeur personeel en HR

Solliciteren

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via SES en dit ten laatste op 31/05/2024 . Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek