Verslag vorming Sleepcoach: Hoe als welzijnsprofessional aan de slag met slaap?

Vorming Sleepcoach

Als organisatie inzetten op slaap, is geen overbodige luxe. Zo klonk nogmaals in dialoog met HR-medewerkers en consultants tijdens de try-out van onze vorming slaap, 7 mei in de creatieve ruimte van het MaM in Brugge. Het thema slaap verdient meer aandacht in organisatiebeleid en werking. Als één van de belangrijkste basisbehoeften ligt het aan het fundament van goede functionerende medewerkers en dus ook goed functionerende organisaties: een win-win situatie dus, al is het goed aanpakken hiervan geen quick fix. Het vergt een zorgvuldige aanpak en organisatiebewustzijn om interventies te implementeren die een positieve impact en duurzame resultaten opleveren.

Hoewel slaap privé is, spelen organisaties een cruciale rol. Zelfs kleine aanpassingen in beleid en werking (bv. de voedingskeuze in nachtpakketten voor shiftpersoneel, het herzien van de werkplanning, een dynamisch verlichtingssysteem aangepast aan de noden van ons natuurlijk bioritme, …) kunnen al een significant verschil maken. Willen organisaties hun missie ten volle uitdragen met high-performing medewerkers, mag aandacht voor slaap niet ontbreken. Dit is vooral belangrijk gezien de uitdagingen op de arbeidsmarkt (bv. de structurele krapte, de ambitie naar een volledige en productieve tewerkstellingsgraad,… ), waarbij investeren in een goed gezondheidsbeleid hard nodig is, bijdraagt aan een aantrekkelijk werkgeversimago, een goed retentiebeleid, aangename werksfeer en samenwerking.

Maar hoe pak je dit aan, op een manier die verder gaat dan alleen kennisdeling en de nog vaak individuele focus? Wat zijn strategieën om het leiderschap te overtuigen om het thema welzijn als een evenwaardige parameter mee te nemen in organisatiebeslissingen? Hoe motiveer je medewerkers die het thema welzijn minder prioritair nemen? En wat met belemmeringen zoals shiftwerk of productie-omgevingen waarin niet altijd flexibiliteit is naar tijdsindeling en werkplanning? Het feit dat “slaap net zo uniek is als een vingerafdruk”, zoals omschreven in een nieuwsbericht van de VUB, maakt de aanpak naast de vele verschillen in werkomgeving nog complexer.

8 HR-welzijnsmedewerkers namen deel aan de try-out van onze vorming, met de meerderheid afkomstig uit de welzijn- en zorgsector, en de industrie: niet verrassend met shift- en productiewerk, als risicofactor voor een verstoord bioritme en slecht slapen (lees meer in deze review uit 2024 over shift work sleep disorder). Gedurende een volledige dagopleiding gingen we in op het WAAROM HOE en WAT van slaap. We deelden informatie en argumenten over het belang van slaap, de omvang van de problematiek, wat belangrijke gedragsveranderingstechnieken zijn, evenals inspiratie, aandachtspunten en praktisch bruikbare tools voor de uitrol van een goed gezondheidsbeleid. Hierbij verwezen we onder andere naar het zevenstappenplan Gezond Werken en de gezondheidsmatrix van het Vlaams Instituut Gezond Leven. Daarnaast deelden we enkele nieuwe sleepcoach materialen (bv. sleepcoach poster, slaapfiche met tips, nudging materiaal) om het thema in de kijker te zetten en het bewustzijn te vergroten rond het belang van een gezonde slaap. Ook deze werden ontwikkeld op basis van belangrijke gedragsveranderingsmethodieken (bv. het belang van advance organizers, het gebruik van positieve framing en beeld, chunking, …).

HOE pak je het aan?

Om effectief in te zetten op het thema, is het belangrijk te weten welke factoren van invloed zijn op slaap en wat geschikte gedragsveranderingstechnieken zijn (zie voor een handig overzicht met filtertool hier). Shiftwerkers hebben bijvoorbeeld niet altijd de juiste kennis wat nodig of belangrijk is om goed te slapen (bv. naar opstaantijd, voeding) of het ontbreekt aan motivatie om ermee aan de slag te gaan. Soms krijgen planners de nodige opleiding over slaap en wat belangrijk is (bv. op vlak van regelmaat of verplichte rustmomenten), maar kunnen ze omwille van de werkdruk, uitval van personeel of andere belangen bij medewerkers (bv. naar afstemming op gezin en vrije tijd) er niet altijd aan tegenmoetkomen of dringt het nog onvoldoende door. Naast dus de nood aan een duidelijk kader met richtlijnen, is het zoeken naar manieren zodat deze ook effectief ingang vinden in het denken en handelen op het werk. Zowel dus qua inhoud als op vlak van communicatie, de manier waarop de boodschap wordt overgebracht. Het hoeft ook het niet altijd te gaan om ‘nog meer doen’, met het risico dat het medewerkers extra werkdruk ervaren of het als een extra belasting ervaren. Er ligt veel kracht in het herbekijken van manieren van werken, wat al gedaan wordt, en hoe dit geoptimaliseerd kan worden met het oog op meer impact en efficiëntie.

Gezien de overvloed aan slaaptips en de behoefte aan structuur, werd vanuit het project Sleepcoach de slaapdriehoek ontworpen: een beknopt en handig overzicht in het werken aan een goede slaap. Op basis hiervan werden verschillende algemene promomaterialen ontwikkeld om het thema slaap in de kijker te zetten. Deelnemers aan de vorming kregen de materialen in primeur te zien en waren alvast positief. Zo blijkt uit volgende terugkoppelingen:

WAT als organisatie doen?

Vaak zijn er al veel initiatieven, maar ontbreekt het aan samenhang en een geïntegreerde aanpak. Nochtans definieert net dit een goed gezondheidsbeleid. De gezondheidsmatrix (ontwikkeld door Vlaams Instituut Gezond Leven) is een nuttig instrument om zicht te krijgen waar nog hiaten en mogelijkheden liggen en om te beoordelen of er een voldoende mix van initiatieven is en op verschillende niveaus van een organisatie ingezet wordt. Tegelijkertijd is het ook een krachtig middel om organisaties die beweren veel te doen rond welzijn met de feiten te confronteren en te laten zien hoe beperkt dit in realiteit is. Zo gaf ook een HR-consultant aan die met de matrix aan de slag wil gaan bij klanten om de ‘as is situatie’ te visualiseren: “U zegt wel dat u als organisatie veel doet, maar de matrix is blanco.”

Daarnaast kan de matrix ook ingezet worden in communicatie aan medewerkers, om transparant te maken wat gedaan wordt aan welzijnsinspanningen. Bij het invullen van deze matrix is het belangrijk rekening te houden met haalbaarheid en wat nodig is willen acties geen onbedoelde negatieve impact of weerstand oproepen. Initiatieven moeten aansluiten bij de doelgroep en de cultuur van een organisatie, wat data vereist over noden. Zo bestaan er voldoende voorbeelden van theoretisch goede concepten (bv. de sleeping pod) die niet gebruikt worden, omdat de cultuur er nog niet klaar voor is of omdat de werkdruk binnen de organisatie dit niet toelaat. Een welzijnsmedewerker in zorg vertelde: "Wij hebben geïnvesteerd in een beweegbank voor patiënten en medewerkers. Mensen zitten erop, maar bewegen niet. Het werd in de omgeving ook niet slim gepositioneerd.”

Het is belangrijk om met een interne werkgroep samen te werken en het beleid in te vullen op basis van noden van het personeel, waarbij kan worden afgestemd welke materialen of acties geïntegreerd kunnen worden en op welke manier. Ook een goed communicatieplan is hierbij essentieel.