Medewerker personeels­administratie

Opdracht

Howest, de hogeschool West-Vlaanderen met campussen in Kortrijk, Brugge en Oudenaarde zoekt een enthousiaste en nauwgezette collega voor de dienst personeel en HR. Vanuit deze functie bestaat de mogelijkheid om op termijn door te groeien naar de rol en functie van coördinator personeelsadministratie.

Jouw team:
De dienst Personeel en HR bestaat uit zo’n zeven medewerkers waarvan 3 binnen de dienst HR en 3 binnen de dienst Personeel. We werken verspreid over de campussen Kortrijk en Brugge. Jouw standplaats wordt Brugge en je rapporteert aan de coördinator personeelsadministratie.

Je voert hoofdzakelijk administratieve taken uit met het oog op het correct afhandelen van de personeels- en loonadministratie. Je helpt de personeelsleden bij vragen m.b.t. hun personeelsdossier. Je staat ook in voor een efficiënte, digitale informatiedoorstroming en de bijhorende procesverbeteringen binnen de dienst HR met het oog op een optimale samenwerking en klantgerichte dienstverlening.

Jouw taken:

• Aanmaken en up-to-date houden van de personeelsdossiers (contracten, attesten opmaken, documenten opvragen,…) van zowel statutaire als contractuele medewerkers van Howest.
• Verlenen van informatie en eerstelijns support m.b.t. personeelsadministratie, interne reglementen en relevante wetgeving (vb. verlofstelsels, …).
• Verwerking en ontsluiten van verschillende HR-data (o.a. verzuim, professionalisering, rekrutering, …) ten behoeve van interne stakeholders.
• Ontwikkelen, opvolgen en onderhouden van een duidelijk informatie en rapporteringssysteem (bv. Power BI) van HR gegevens .
• Mee helpen verder uitbouwen van een laagdrempelige en informatieve E-HR dienstverlening verder uitbouwen

Profiel

Vereist diploma en kennis:

Je beschikt over een bachelor diploma met affiniteit voor HR en data.

Je bezit goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.

Howest competentieprofiel:

• Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
• Je bent openminded.
• Je bent een teamplayer.
• Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
• Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
• Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
• Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
• Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

• Je bent een teamplayer maar kan ook zelfstandig jouw verantwoordelijkheid opnemen.
• Je legt ten allen tijde de nodige discretie aan de dag.
• Je bent administratief onderlegd met oog voor detail.
• Je kan procedureel denken en dit gieten in de juiste IT toepassingen i.f.v. efficiëntie en effectiviteit (bv. Excel, Power Bi,…)

Ervaring

Ervaring binnen HR en/of datamanagement is een meerwaarde.
Ben je pas afgestudeerd en weet je van aanpakken? Welkom om mee te groeien met Howest!

Aanstellingskenmerken

Je wordt aangeworven voor onbepaalde duur vanaf 16/08/2023 (of van zodra mogelijk voor de geselecteerde kandidaat).

Vanuit deze functie is ook een doorgroeimogelijkheid naar de rol en functie van coördinator personeelsadministratie

De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Aanbod

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

• Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 70% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
• Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
• Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
• Mogelijkheid tot telewerken.
• Loopbaanbegeleiding en coaching.
• woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
• Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
• Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
• Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
• Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.
• Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@Work en met de lerarenkaart.

Meer info

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Marijke.Demasure [at] howest.be (Marijke Demasure) – coördinator personeelsadministratie

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR

Solliciteren

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be en dit ten laatste op 11/06/2023. Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek in de tweede helft van juni ’23.