Medewerker onthaal

Opdracht

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen is een creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool met meer dan 11.000 studenten en 1.000 medewerkers met campussen in Brugge, Kortrijk en Oudenaarde. Voor onze dienst onthaal in Kortrijk, zijn wij op zoek naar een enthousiaste administratieve medewerker om het team te versterken. Er wacht je een boeiende en afwisselende opdracht:

• Je verwelkomt studenten, collega’s en bezoekers aan de balie. Je verstrekt gepaste eerstelijnsinformatie. Je bedient de telefooncentrale en schakelt iedereen vlot door. Je volgt het algemeen mailadres op en verwijst gepast door. Je verdeelt mee de inkomende post(pakketten).
• Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende diensten. Het betreft o.a. administratieve opvolging van vergaderingen, gegevensverwerking, (digitaal) klassement, opmaak van bestelbonnen, het verzorgen van correspondentie, de opmaak en het inbinden van belangrijke documenten …
• Je beheert het kantoormateriaal voor je vestiging biedt logistieke ondersteuning bij events en bestelt catering voor vergaderingen. Afhankelijk van je standplaats, ben je ook betrokken bij de verkoop van didactisch materiaal en het beheer van de Howest-fietsen.
• Waar nodig ondersteun je jouw collega’s als aanspreekpunt voor lokaalreservaties en wijzigingen van lokalen.

Profiel

Vereist diploma en kennis:

• Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs.
• Je kan je vlot uitdrukken in het Frans en Engels, zodat je ook onze internationale studenten en collega’s goed wegwijs kunt maken.
• Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.

Howest competentieprofiel:

• Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
• Je bent openminded.
• Je bent een teamplayer.
• Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
• Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
• Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
• Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
• Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

• Je communiceert vlot. Je bent nauwgezet en discreet.
• Je kan vlot overweg met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) en bereid om nieuwe softwarepakketten onder de knie te krijgen.
• Je deelt onze waarden – serve, empower, care – en je draagt ze uit in je omgang met je collega’s.

Ervaring

Enkele jaren ervaring als onthaalmedewerker of als administratief medewerker is een meerwaarde maar niet noodzakelijk.

Aanstellingskenmerken

Je wordt contractueel aangeworven voor onbepaalde duur vanaf 18/08/2025. Benoeming is mogelijk.

De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Aanbod

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower en Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. We zorgen voor onze studenten en leiden hen op tot direct inzetbare professionals. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

• Personeelsleden met een tewerkstellingspercentage van minstens 50% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
• Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
• Loopbaanbegeleiding en coaching.
• Woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100 % terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
• Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
• Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
• Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
• Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.
• Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@work en met de lerarenkaart.

Meer info

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Karin Lecluyze – Diensthoofd Facilitair beheer Howest Kortrijk
karin.lecluyze [at] howest.be

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR
luc.verhalle [at] howest.be

Solliciteren

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be en dit ten laatste op 02/06/2025. Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een praktische proef (10 juni om 16:00) en een selectiegesprek.

Het selectiegesprek vindt plaats op donderdag 19/06/2025 vanaf 17u00 in Howest Campus Kortrijk Weide The Penta, Sint-Martens-Latemlaan 1B te Kortrijk.