Diensthoofd Studenten­administratie

Opdracht

Vanuit de directie onderwijs, studenten en internationalisering sta je als diensthoofd studentenadministratie in voor het opvolgen van alle onderwijsdata en de implementatie van onderwijsprocessen. Je werkt hiervoor nauw samen met de collega’s van de studentensecretariaten in Kortrijk en Brugge en stuurt deze groep aan. Je standplaats is Kortrijk en je rapporteert aan de directeur onderwijs, studenten en internationalisering.

Tot je taken behoren:

Resultaatsgebied beheer onderwijsdata

• Centraal beheren van de studentengegevens en de daaraan gekoppelde informatiesystemen.
• Coördineren van de studievoortgangsbewaking.
• Verifiëren en rapporteren van onderwijs en studenten data.
• Beheren en analyseren van onderwijskencijfers in kader van onderwijs, strategie en financiering.
• Coördineren van de technologische aspecten van software studentenadministratie.
• Automatiseren van flows binnen de dataverwerking.

Resultaatsgebied beheer onderwijsadministratie

• Ontwikkelen en uitvoeren van visie en beleid op vlak van studentenadministratie.
• Ontwerpen van procedures, methodieken en tools voor processen, onderwijsadministratie, onderwijsdata en trajectbegeleiding.
• Faciliteren van de opleidingen op gebied van onderwijsadministratie, onderwijsdata en trajectbegeleiding.
• Implementeren van onderwijsdecreten in de hogeschool.

Resultaatsgebied onderwijsorganisatie

• Realiseren van een adequate werking van de studentensecretariaten en aansturen van de medewerkers.
• Opvolgen van regelgeving hoger onderwijs.
• Zoeken naar cross-horizontale samenwerkingen met oog op een efficiënte en effectieve onderwijsorganisatie over opleidingen heen.
• Organiseren van slimme netwerken voor kennisdeling.

Profiel

Vereist diploma en kennis

• Je hebt een masterdiploma.
• Je hebt affiniteit met dataverzameling en -verwerking.
• Je bezit goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.
• Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.

Howest competentieprofiel:

• Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
• Je bent openminded.
• Je bent een teamplayer.
• Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
• Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
• Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
• Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
• Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

• Je neemt spontaan een coachende rol op in teams en kan collega’s empoweren en enthousiasmeren.
• Je hebt een analytische blik en kan accuraat allerhande informatie verwerven en verwerken.
• Je bijt je graag vast in data om deze op een bruikbare en toegankelijke manier te kunnen verdelen.
• Je bent kritisch ingesteld en nauwkeurig in afwerking.
• Je bent klantgericht en gaat discreet om met persoonsgebonden informatie.
• Je kan ‘neen’ zeggen aan de individuele en specifieke wensen van de gebruikers, zodat we ‘ja’ kunnen zeggen aan de grootste gemene deler van de noden.
• Je durft initiatief te nemen om problemen die zich binnen jouw takendomein voordoen, aan te pakken en om verbetersuggesties te formuleren.

Ervaring

Je hebt aantoonbare ervaring in de bovengenoemde resultaatsgebieden.

Aanstellingskenmerken

Een diensthoofd, aangesteld of benoemd in het ambt van Administratief Technisch Personeel, wordt voor de duur van het mandaat aangesteld in het ambt van diensthoofd met barema binnen de loonvork (A21-A31).

Howest voorziet een ontwikkelingsgericht assessment gevolgd door een onboardingstraject om de diensthoofden te laten groeien in functie.

De mandaatsperiode kan hernieuwd worden na een formeel feedbackgesprek waarbij de beleidsmatige en leidinggevende vaardigheden van de mandaatopdracht worden beoordeeld. Het Bestuurscomité neemt de beslissing omtrent de hernieuwing.

Aanbod

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

• Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 50% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
• Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
• Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
• Mogelijkheid tot telewerken.
• Loopbaanbegeleiding en coaching.
• woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
• Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
• Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
• Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
• Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.
• Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@Work en met de lerarenkaart.

Meer info

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Mieke Demeyere – directeur onderwijs, studenten en internationalisering
Mieke.Demeyere [at] howest.be

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR
luc.verhalle [at] howest.be

Solliciteren

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be en dit ten laatste op 19 april 2026. Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek op maandag 27 april om 18u op de Campus Kortrijk Weide – The Penta.