Opdracht
Howest versterkt de dienst Onderwijsontwikkeling, afdeling Leven Lang Leren (LLL), met een administratief medewerker die instaat voor de ondersteuning van postgraduaatsopleidingen en navormingen binnen de Howest Academy.
Als administratief medewerker Levenslang Leren werk je nauw samen met een collega en ben je verantwoordelijk voor:
- De correcte administratie van opleidingsprogramma’s in BaMaFlex (studentenadministratiesoftware), inclusief het klaarzetten van voorregistraties en het versturen van herinneringsmails rond digitale inschrijvingen.
- Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor de verantwoordelijken van de opleidingen met betrekking tot administratieve vragen.
- Het aanvragen en beheren van financiële incentives zoals Vlaams Opleidingsverlof, KMO-portefeuille en Betaald Educatief Verlof.
- Het opvolgen van de onderwijsadministratie voor postgraduaatsopleidingen (scores, deliberaties, uitreiken van getuigschriften).
- Het opmaken en opvolgen van facturen voor inschrijvingsgelden van postgraduaatsopleidingen en navormingen.
- Het controleren en beheren van KMO-aanvragen.
- Het beheren van de mailboxen van Howest Academy en Howest Alumni, en het fungeren als eerste aanspreekpunt voor studenten bij inschrijvingen.
Profiel
Vereist diploma en kennis:
- Je hebt minimum een bachelordiploma in een business- of managementsector: bedrijfsmanagement, office management, communicatie management.
- Je bezit goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands.
- Je bent geboeid door het verhaal van levenslang leren en wil vanuit een doelgroepdenken mee dit verhaal uitbouwen aan onze hogeschool.
- Je bent breed geïnteresseerd in de negen interessedomeinen waarbinnen we een LLL-aanbod organiseren en commercialiseren via Howest Academy.
- Je kan opleidingen doelgericht ondersteunen en adviseren.
Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.
Howest competentieprofiel:
- Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
- Je bent openminded.
- Je bent een teamplayer.
- Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
- Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
- Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
- Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
- Je hebt een attitude van levenslang leren.
Functiespecifiek competentieprofiel:
- Je bent nauwkeurig, werkt de dingen af en streeft naar perfectie.
- Je bent kritisch ingesteld.
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je bent communicatief en sociaal vaardig met de nodige assertiviteit.
- Je kan zelfstandig en in teamverband werken.
Ervaring
- Ervaring in een gelijkaardige functie strekt tot aanbeveling.
- Ervaring in hoger- of volwassenonderwijs is een plus.
Aanstellingskenmerken
Je wordt contractueel aangeworven voor onbepaalde duur vanaf 01 oktober 2025 of zodra mogelijk. Omzetting naar statutair ambt en benoeming is mogelijk.
De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.
Aanbod
Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.
Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:
- Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 50% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
- Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
- Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
- Mogelijkheid tot telewerken.
- Loopbaanbegeleiding en coaching.
- Woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
- Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
- Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
- Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
- Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.
- Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@Work en met de lerarenkaart.
Meer info
Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Griet Lust - Diensthoofd onderwijsontwikkeling
Griet.lust [at] howest.be (Griet[dot]lust[at]howest[dot]be)
Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR
luc.verhalle [at] howest.be
Solliciteren
Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be en dit ten laatste op 17/08/2025. Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.
Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Het selectiegesprek vindt plaats op 18/09/25 vanaf 17:00 op de campus te Brugge.
