Overslaan en naar de inhoud gaan
Administratief / technisch

Administratief medewerker en eventcoördinator cluster architectuur en design

Locatie Campus Brugge Station Barema 592 (B21) Tewerkstellingspercentage 50% Afsluitdatum 18/08/2024 contract Contractueel bep. duur

Opdracht

Je ondersteunt het onderwijs en onderzoek in onze cluster Architectuur & Design met je administratieve en organisatorische skills. Je verleent onderwijsondersteunende diensten teneinde bij te dragen tot een vlotte en efficiënte administratieve werking van de cluster. Je volgt de dagelijkse administratieve werking op en toont hierin een proactieve houding:

  • Je bent het administratief aanspreekpunt voor medewerkers van de cluster, de diensten binnen de organisatie en de externe partners.
  • Je plant teamvergaderingen, teamvormingen, e.a. in de jaarkalender. Je maakt verslag van de clusterstuurgroep en verschillende werkgroepen waaraan je participeert. Je stelt de agenda op en volgt de gemaakte afspraken op.
  • Je staat in voor de opmaak van de stageovereenkomsten van onze studenten en zorgt voor een tijdige en accurate opvolging zodat de studenten in goede orde op stage kunnen vertrekken.
  • Je ondersteunt medewerkers in de aanvraag van bestelbonnen, opmaak van facturen, vrijwilligerscontracten, aanvraag gastdocenten etc. en hanteert hiervoor vlot de interne tools van Howest en de verschillende office tools.
  • Je staat in voor het verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben bv. werkveldlijsten, gegevens van stagepartners, ...
  • Je neemt de leiding bij het organiseren en coördineren van verschillende (netwerk-)events. Je staat in voor het logistieke aspect en je verzorgt de communicatie naar verschillende stakeholders o.a. studiekiezers, alumni, stageorganisaties, werkveldpartners…
  • Je helpt bij het plannen en volgen van het budget voor diverse projecten en evenementen, en zorgt ervoor dat alle uitgaven binnen het toegewezen budget blijven.
  • Je onderhoudt de communicatie binnen het team en met externe partners, zodat informatie tijdig wordt doorgegeven.
  • Training en ontwikkeling: Je ondersteunt bij de organisatie van professionele ontwikkelings- en trainingssessies voor medewerkers.
  • Je staat in voor de logistieke en administratieve opvolging bij selecties en bij de start van nieuwe collega’s.
  • Je ondersteunt op infodagen en houdt mee toezicht tijdens de examens.
  • Je beheert het kantoormateriaal en de stock voor de cluster en doet in overleg met de opleidingsmanager de nodige bestellingen.
  • Je zorgt voor de nodige administratieve ondersteuning aan de opleidingscoördinatoren, onderzoekscoördinator en de coördinator kwaliteitszorg ter voorbereiding van nieuwe dossiers en projecten.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt voor externen en staat in voor een vlotte dispatch van de vragen. Je volgt hiertoe de algemene info mailadressen van de opleidingen op.

Profiel

Vereist diploma en kennis:

Je beschikt over een bachelordiploma in een richting die uitstekende communicatieve, organisatorische en administratieve vaardigheden en sterke ICT-competenties garandeert (zoals Eventmanagement, Officemanagement, Communicatiemanagement, Logistiek Management...) of over relevante ervaring in een soortgelijke functie.

Je bezit goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.

Howest competentieprofiel:

  • Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
  • Je bent openminded.
  • Je bent een teamplayer.
  • Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
  • Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
  • Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
  • Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
  • Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

  • Je kan vlot zelfstandig werken.
  • Je werkt ondersteunend maar durft waar nodig het voortouw te nemen.
  • Je bent ondernemend, je denkt mee, je signaleert kansen of problemen en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op.
  • Je draagt efficiëntie en een vlotte opvolging van gemaakte afspraken hoog in het vaandel. Door je nauwgezette en punctuele manier van werken lever je verzorgd werk af dat geen verdere controle meer behoeft. Je bent betrouwbaar en discreet.
  • Je bent zeer klantvriendelijk en neemt te allen tijde een dienstverlenende houding aan.
  • Je communiceert vlot naar studenten en docenten en je bent gericht op samenwerken.
  • Je hebt een vlotte pen en weet de juiste tone of voice te vinden voor elke tekst.
  • Je bent sterk in plannen en organiseren. Je kan op piekmomenten onderscheid maken tussen wat dringend is en wat nog even kan wachten. Je stemt hierover goed af en communiceert proactief naar betrokken collega’s.
  • Je bent stressbestendig en flexibel. Op piekmomenten ben je bereid om eens langer door te werken. Ook voor belangrijke activiteiten (zoals bijv. infodagen, examens, …) s’ avonds of op zaterdag kunnen we op je rekenen.
  • Je leert graag en snel nieuwe softwareprogramma’s kennen (Time Edit, Bamaflex,…).
  • Je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen (Word, Outlook, Teams, …); je kennis van Excel is zeer goed.

Ervaring

Ervaring in een administratieve functie is een must. Ervaring in het hoger onderwijs is een troef.

Aanstellingskenmerken

Je wordt contractueel aangeworven voor bepaalde duur van 01/09/2024 tot en met 31/08/2025.
Omzetting naar statutair ambt, verlenging en benoeming is mogelijk.

De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Aanbod

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

  • Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 50% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
  • Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
  • Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
  • Mogelijkheid tot telewerken.
  • Loopbaanbegeleiding en coaching.
  • Woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
  • Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
  • Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
  • Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
  • Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.
  • Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@Work en met de lerarenkaart.

Meer info

  • Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
    Jochen Matthys - Opleidingsmanager Architectuur en Design
    jochen.matthys [at] howest.be (jochen[dot]matthys[at]howest[dot]be)
  • Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
    Luc Verhalle – directeur personeel en HR
    luc.verhalle [at] howest.be (luc[dot]verhalle[at]howest[dot]be)

Solliciteren

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be en dit ten laatste op 18/08/2024 . Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Het selectiegesprek vindt plaats op woensdag 21 augustus in de loop van de dag, op de Howest campus Brugge Station.

Logo Baanbrekende Werkgever 2024

Baanbrekende Werkgever

Howest mag zich in 2024 opnieuw een Baanbrekende Werkgever noemen!

Dit label is echter geen eindpunt! We blijven inzetten op een mensgericht personeelsbeleid en op een duurzaam mobiliteitsbeleid. Onze focus gaat daarbij naar het versterken van het fysieke, mentale en sociale welbevinden van onze medewerkers én studenten. Om deze ambities waar te maken, zijn de eerste stappen gezet, maar ons engagement blijft doorlopen:

  • We blijven werk maken van een duurzaam en mensgericht beleid rond mobiliteit en hybride werken.
  • We stimuleren minder, slimmer en groener onderweg en voorzien o.a. deelwagens en blue bikes.
  • Met Healthy Howest creëren we een zorgzame omgeving, zetten we in op een actieve levensstijl in de campus(omgeving) en faciliteren we het maken van bewuste gezonde keuzes.
  • We geven onze medewerkers de ruimte om initiatief te nemen. Ook kiezen we voor een laagdrempelige en waarderende feedbackcultuur.
  • We zetten in op motiverend leiderschap alsook individuele en collectieve loopbaanbegeleiding om iedereen alle kansen te bieden zich te ontplooien in hun loopbaan.

Het is de bevestiging van het leertraject dat we hebben afgelegd i.s.m. Antwerp Management School.

Meer informatie over het afgelegde leertraject