Administratief medewerker algemene diensten

Aanstellingskenmerken

Je wordt aangeworven voor onbepaalde duur van 01/05/2023 (of van zodra mogelijk voor de geselecteerde kandidaat). Latere benoeming is mogelijk.

De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Functie omschrijving

Om de dienst Algemeen Directeur te versterken, wensen we over te gaan tot de aanwerving van een administratief medewerker Algemene Diensten (100% - barema 592 – weddeschaal B21). In deze functie bied je administratieve ondersteuning aan de algemeen directeur en de algemeen secretaris, die jouw directe leidinggevende wordt. Je fungeert als back-up van de directiesecretaris.

Je beseft dat je een belangrijke schakel in de administratieve processen van de dienst ALDI bent en je inzet is navenant. Je bent nauwgezet, enthousiast en flexibel. De terugkerende beheerstaken, zoals het opvolgen van de administratie van beleidsorganen, schrikken je niet af. Je hebt oog voor detail en je bent pas tevreden als je een opdracht perfect hebt uitgevoerd. Je bent een uitstekende teamplayer, maar je kunt ook zelfstandig taken uitvoeren. Je bent collegiaal, je weet hoe je moet communiceren en wanneer discretie vereist is.

Jouw taken:

• Je bent verantwoordelijk voor de correcte administratieve afhandeling van de documenten voor het managementcomité, de raad van bestuur, het bestuurscomité en het intern auditcomité van Howest (o.a. planning en bewaking van de agenda, administratieve opvolging voorbereidende stukken, beheer van de SharePoint flows, …).
• Je bent single point of contact voor de opvolging van het informatie- & archiefbeheer en het centraal contractenregister.
• Je bent verantwoordelijk voor de uitbouw en opvolging van het centraal brievenregister Howest.
• Je neemt de coördinatie voor de opmaak van het jaarverslag Howest op.
• Je ziet erop toe dat de lijst handtekening- en delegatiebevoegdheid en het overzicht van de lidmaatschappen van Howest up to date en correct is.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij de voorbereiding en opvolging van het ALDI-teamoverleg.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij projecten die door de dienst ALDI geïnitieerd of opgevolgd worden.
• Je bent financieel dossierbeheer voor werking van de bestuursorganen (o.a. opvolging zitpenningen).
• Je bent alert voor het signaleren van administratieve wrevelpunten en je draagt bij aan een oplossing hiervoor, bijvoorbeeld door er een draaiboek voor op te stellen.

Profiel

Vereist diploma en kennis:

• Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur Office Management.
• Kennis van een werkomgeving in het (hoger) onderwijs en/of ervaring in een openbare instelling is een pluspunt.
• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands. Kennis van het Engels en Frans zijn een meerwaarde.
• Je kunt werken met de standaard MS Office pakketten.
• Je bent bereid om relevante Howest software tools snel onder de knie te krijgen.

Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.

Vereiste competenties:

• Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
• Je bent openminded.
• Je bent een teamplayer.
• Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
• Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
• Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
• Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
• Je hebt een attitude van levenslang leren.

Aanbod

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit.

Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers volgende voordelen aan:

• Personeelsleden met een tewerkstellingspct. van minstens 70% krijgen een laptop ter beschikking. Daarnaast is voor alle medewerkers een pool van laptops ter beschikking voor gebruik op de campus.
• Uitgebreide vormingsmogelijkheden.
• Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen.
• Mogelijkheid tot telewerken.
• Loopbaanbegeleiding en coaching.
• woon-werkverkeer met het openbaar vervoer wordt 100% terugbetaald. Wie met de fiets komt, kan rekenen op een fietsvergoeding.
• Maandelijkse vergoeding voor privé-internetverbinding.
• Blue bikes en cambio wagens zijn ter beschikking voor dienstverplaatsingen.
• Aanbod van maaltijden aan democratische prijzen.
• Netwerkmomenten verspreid over het ganse jaar.
• Culturele, toeristische en shopping-voordelen met Benefits@Work en met de lerarenkaart.

Ervaring

Je hebt minimaal 3 jaar relevante administratieve ervaring.

Meer info

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Sarah.Snoeck [at] Howest.be (Sarah Snoeck) – algemeen secretaris Howest

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en HR

Solliciteren

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be . Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een selectiegesprek op vrijdag 21 april om 15u op de Algemene Diensten van Howest (Marksesteenweg 58, 8500 Kortrijk). Na een eerste selectiegesprek hoort een screening van je administratieve competenties tot de mogelijkheden.