Directiesecretaris

Directiesecretaris

Directiesecretaris

Aanstellingskenmerken

Je wordt aangeworven voor bepaalde duur van zodra als mogelijk tot en met 31/01/2021. Verlenging/benoeming is mogelijk.

De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Functiebeschrijving

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen in een creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool met 8200 studenten en 800 medewerkers met campussen in Brugge, Kortrijk en Oudenaarde.

Als directiesecretaris werk je vanuit Kortrijk voor de dienst van de Algemeen Directeur. Je werkt er nauw samen met de coördinator van het directiesecretariaat aan wie je ook rapporteert. Tot jouw taken behoren onder meer:

  • Beheren van de agenda van de algemeen directeur (voor-bereiding, afstemming, planning en bewaken van de agenda).
  • Fungeren als eerste aanspreekpunt bij telefoongesprekken voor de algemeen directeur.
  • Regelen van organisatorische en logistieke zaken voor de algemeen directeur zoals lunches, recepties en missies, incl. ingave bestelbonnen via een eigen softwaretool.
  • Uitvoeren van administratieve opdrachten op vraag van de medewerkers van de dienst Algemeen Directeur.
  • Ondersteuning bieden bij de voorbereidingen van Howest evenementen (cultuurevent, opening academiejaar, …)
  • Structureren en onderhouden van een contactendatabase en  het administratief archief van de dienst Algemeen Directeur.
  • Back-up voor onthaal (verwelkomen van bezoekers, verstrekken van gepaste informatie, verdelen postpakketten,…).
Profiel

Vereist diploma en kennis:

  • Je hebt een bachelordiploma met affiniteit voor administratie (bv. Office Management)
  • Je kan vlot overweg met Office365 en bent bereid om nieuwe softwarepakketten onder de knie te krijgen.
  • Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)  toegevoegd te worden.

Howest competentieprofiel:

  • Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
  • Je bent openminded.
  • Je bent een teamplayer.
  • Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
  • Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
  • Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
  • Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
  • Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

  • Je werkt georganiseerd en respecteert deadlines.
  • Je bent stressbestendig, nauwgezet en kan discreet en professioneel omgaan met informatie.
  • Je bezit goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
  • Je werkt oplossingsgericht en proactief zonder je klantgerichte attitude te verliezen.
  • Je bent geduldig en neemt jouw tijd om te luisteren naar de gebruiker om ook te horen wat niet uitgesproken wordt.
Ervaring

Enkele jaren ervaring als administratief medewerker in een directiesecretariaat is een belangrijke plus voor deze functie.

Aanbod

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. We zorgen voor onze studenten en leiden hen op tot direct inzetbare professionals.

Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit. Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers maximale kansen om zich te ontplooien. Howest biedt een teamgerichte werkomgeving aan.

Meer info

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Sarah Snoek – Algemeen Secretaris

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en financiën

Sollicitatieprocedure

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be  en dit ten laatste op 02/02/2020 . Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor een praktische proef op woensdag 05 februari 2020 om 15u.

Het selectiegesprek vindt plaats op maandag 10 februari 2020 vanaf 15u op Howest Algemene Diensten, Marksesteenweg 58, 8500 Kortrijk.

Info howest