Administratief medewerker onthaal

Administratief medewerker onthaal

Aanstellingskenmerken

Je wordt aangeworven voor bepaalde duur van 01/09/2020 tot en met 31/08/2021.

Verlenging/benoeming is mogelijk.

De maximum toegekende anciënniteit uit de private sector en/of als zelfstandige bedraagt voor deze functie 10 jaar. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en na onderzoek van het volledig dossier. In zoverre van toepassing kan de anciënniteit vermeerderd worden met de anciënniteit uit de openbare sector.

Functiebeschrijving

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, telt 8000 studenten en 800 medewerkers met campussen in Kortrijk, Brugge en Oudenaarde.
Voor onze dienst onthaal in Kortrijk, zijn wij op zoek naar een enthousiaste administratieve medewerker om het team te versterken. Er wacht je een boeiende en afwisselende opdracht:

  • Je biedt administratieve ondersteuning aan verschillende diensten. Het betreft o.a. administratieve opvolging van vergaderingen, gegevensverwerking, (digitaal) klassement, opmaak van bestelbonnen, het verzorgen van correspondentie, de opmaak en het inbinden van belangrijke documenten …
  • Je verwelkomt studenten, collega’s en bezoekers aan de balie. Je verstrekt gepaste eerstelijnsinformatie. Je bedient de telefooncentrale en schakelt iedereen vlot door. Je volgt het algemeen mailadres op en verwijst gepast door. Je verdeelt mee de inkomende post(pakketten).
  • Je beheert het kantoormateriaal voor je vestiging en biedt logistieke ondersteuning bij events. Afhankelijk van je standplaats, ben je ook betrokken bij de verkoop van didactisch materiaal, het beheer van de Howest-fietsen en het bestellen van catering voor vergaderingen.
  • Waar nodig ondersteun je jouw collega’s als aanspreekpunt voor zaalreservaties en wijzigingen van lokalen.
Profiel

Vereist diploma en kennis:

  • Je beschikt over een diploma hoger secundair onderwijs met 2 jaar relevante ervaring.
  • Je kan je vlot uitdrukken in het Frans en Engels, zodat je ook onze internationale studenten en collega’s goed wegwijs kunt maken.
  • Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)  toegevoegd te worden.

Howest competentieprofiel:

  • Je neemt je professionele rol op een geëngageerde wijze op.
  • Je bent openminded en flexibel.
  • Je bent een teamplayer.
  • Je speelt adequaat en wendbaar in op verandering en innovatie.
  • Je bent overtuigd van het belang van maatschappelijk engagement.
  • Je bent een brede netwerker en je brengt je professioneel netwerk binnen Howest.
  • Je bouwt mee verder aan de internationale dimensie van Howest.
  • Je hebt een attitude van levenslang leren.

Functiespecifiek competentieprofiel:

  • Je communiceert vlot. Je bent nauwgezet en discreet.
  • Je kan vlot overweg met MS Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) en bereid om nieuwe softwarepakketten onder de knie te krijgen.
  • Je deelt onze waarden – serve, empower, care – en je draagt ze uit in je omgang met je collega’s.
Ervaring

Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring als onthaalmedewerker of als administratieve medewerker.

Aanbod

Howest, de Hogeschool West-Vlaanderen, is een atypische, creatieve, innovatieve en ondernemende hogeschool. Onze kernwaarden, Serve Empower Care, proberen we elke dag in de praktijk om te zetten. We zorgen voor onze studenten en leiden hen op tot direct inzetbare professionals.

Howest is een open en pluralistische hogeschool, met respect voor diversiteit. Als wendbare en daadkrachtige organisatie biedt Howest haar medewerkers maximale kansen om zich te ontplooien. Howest biedt een teamgerichte werkomgeving aan.

Meer info

Voor inhoudelijke info kun je terecht bij:
Karin Lecluyze – facilitair coördinator Howest Kortrijk

Voor info omtrent de aanstellingskenmerken kun je terecht bij:
Luc Verhalle – directeur personeel en financiën

Sollicitatieprocedure

Kandidaturen worden uitsluitend elektronisch toegestuurd via https://ses.howest.be  en dit ten laatste op 16/08/2020. Je registreert je met een login en een paswoord. Wij vragen ook om jouw CV, motivatiebrief en diploma op te laden in het systeem. Eénmaal geregistreerd moet je ook effectief solliciteren voor deze vacature.

Kandidaten worden gescreend op basis van het CV en motivatiebrief. Wie verder in aanmerking komt, wordt uitgenodigd voor de verdere selectieprocedure:

Op vrijdag 21 augustus is er een selectietest van 9u tot 11u in onze campus Kortrijk Weide, Graaf Karel de Goedelaan 5, 8500 Kortrijk.

Kandidaten die slagen voor de selectietest, worden uitgenodigd op selectiegesprek.

Op woensdag 26 augustus is er het selectiegesprek vanaf 15u op onze Algemene Diensten, Marksesteenweg 58, 8500 Kortrijk.

Info howest

Onderwijzend personeel

Administratief technisch personeel

Project / onderzoeks-medewerkers